Theo đó, quy trình cấp gồm 3 bước. Bước 1: Các cơ sở tiêm chủng rà soát, xác minh, xác thực thông tin người dân tiêm chủng vaccine COVID-19 theo hướng dẫn tại Công văn 8938/BYT-DP ngày 21/10/2021 và Công văn 9438/BYT-CNTT ngày 5/11/2021.
Bước 2: Các cơ sở tiêm chủng thực hiện ký số dữ liệu tiêm chủng vaccine COVID-19 trên Nền tảng quản lý tiêm chủng COVID-19. Nền tảng này kết nối, chia sẻ dữ liệu tiêm chủng với Hệ thống quản lý cấp chứng nhận tiêm chủng vaccine COVID-19 đáp ứng theo các quy định về kết nối dữ liệu y tế do Bộ Y tế ban hành.
Dữ liệu tiêm chủng vaccine COVID-19 trên Nền tảng cần đáp ứng quy định: Đã tiêm đủ mũi vaccine COVID-19 với 8 loại vaccine đã được Bộ Y tế cấp phép (gồm: AstraZeneca, Sputnik V, Vero Cell, Pfizer, Moderna, Janssen, Hayat-Vax và Abdala - mỗi sản phẩm vaccine được gắn 1 mã code).
Bước 3: Cục Y tế dự phòng (Bộ Y tế) thực hiện ký số giấy xác nhận tiêm chủng vaccine phòng COVID-19 tập trung. Chứng nhận được cấp sử dụng định dạng mã QR theo tiêu chuẩn của EU quy định.
Các ứng dụng phòng chống dịch quốc gia và các ứng dụng tiện ích khác (nếu được sự đồng ý của cá nhân người sử dụng) tiếp nhận và lưu giữ xác nhận tiêm chủng vaccine dạng mã QR theo hướng dẫn trao đổi dữ liệu y tế do Bộ Y tế ban hành.
"Hộ chiếu vaccine" sẽ hiển thị 11 trường thông tin, gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, bệnh dịch mà chứng nhận nhắm tới, số mũi tiêm đã nhận, ngày tiêm, liều số, vaccine, sản phẩm vaccine, nhà cung cấp hoặc sản xuất vaccine, mã số của chứng nhận.
Các thông tin bao gồm họ tên và ngày sinh sẽ kết hợp với giấy tờ định danh khác như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hay hộ chiếu để giúp định danh người sở hữu.
Các thông tin sẽ được ký số, mã hoá và được đóng gói dưới dạng mã QR định dạng 2D. Mã QR sẽ hết hạn sau 12 tháng kể từ ngày khởi tạo.
Các thông tin về bệnh dịch mà chứng nhận nhắm tới, vaccine, loại vaccine và nhà cung cấp hoặc sản xuất sẽ được hiển thị tương ứng với tài liệu "COVID-19 vaccine tracker and landscape" của WHO được cập nhật trên Cổng thông tin điện tử của WHO và "Value Sets for EU Digital COVID Certificates" do Liên minh châu Âu (EU) ban hành.